Paušalac i SEF: kome se faktura šalje preko SEF-a, a kome na papiru

Kada kao paušalac prodajete usluge ili proizvode pravnim licima, izdajete fakturu. Način na koji tu fakturu šaljete zavisi od toga ko je vaš kupac: ako je reč o javnom sektoru, faktura mora da ide preko Sistema elektronskih faktura (SEF). Ako prodajete privatnoj firmi, možete da pošaljete običnu papirnu ili elektronsku fakturu. U ovom članku ćete saznati kada je paušalac SEF dužan da koristi i kako da prepoznate u kojim slučajevima je to obavezno.

Šta je Sistem elektronskih faktura (SEF)

Sistem elektronskih faktura je elektronska platforma koju je uspostavila Uprava za trezor, a služi za razmenu faktura između privrede i javnog sektora. Sve fakture upućene budžetskim korisnicima moraju da prođu kroz ovaj sistem. To znači da ako vaš kupac pripada javnom sektoru, vi kao paušalac ne možete da mu pošaljete papirnu fakturu ili PDF putem mejla: faktura mora biti kreirana i poslata isključivo preko SEF-a.

Za pristup SEF-u potrebno je registrovati se na portalu Uprave za trezor. Detalje o načinu registracije i tehničkim zahtevima proverite na zvaničnom sajtu Uprave za trezor. Nakon registracije, preko sistema možete slati fakture budžetskim korisnicima. Za detaljne funkcionalnosti sistema konsultujte uputstvo na portalu Uprave za trezor.

Kada paušalac mora da koristi SEF

Obaveza slanja fakture preko SEF-a postoji kad god je vaš kupac budžetski korisnik. Budžetski korisnici su institucije javnog sektora. Tačnu listu budžetskih korisnika možete proveriti u Registru budžetskih korisnika na sajtu Uprave za trezor.

• ministarstva i drugi organi državne uprave
• lokalna samouprava (opštine, gradovi, gradske opštine)
• javna preduzeća (komunalna, za vodovod, parking servisi i slično)
• zdravstvene ustanove (domovi zdravlja, bolnice, klinike)
• škole, fakulteti i druge obrazovne ustanove
• kulturne ustanove (biblioteke, muzeji, pozorišta)
• fond za penzijsko i invalidsko osiguranje, nacionalna služba za zapošljavanje i slične institucije

Ako radite sa nekom od ovih institucija, faktura mora da ide preko SEF-a. Budžetskim korisnicima fakture se šalju isključivo preko Sistema elektronskih faktura. Za sve nejasnoće oko načina dostave konsultujte se sa kupcem ili Upravom za trezor.

Kako prepoznati da li je kupac budžetski korisnik

Najsigurniji način je da proverite PIB kupca u Registru budžetskih korisnika, koji se vodi na sajtu Uprave za trezor. Pre izrade fakture, proverite sa kupcem da li je budžetski korisnik i zatražite sve potrebne podatke za fakturisanje.

Kada paušalac ne koristi SEF: fakture privatnim firmama

Kada paušalac sarađuje sa privatnim preduzećima, preduzetnicima ili drugim subjektima koji nisu budžetski korisnici, faktura se ne šalje preko SEF-a. U tom slučaju možete da izdajete fakturu na klasičan način:

• papirna faktura koju šaljete poštom ili lično predajete
• elektronska faktura u PDF formatu koju šaljete putem mejla
• faktura sa IPS QR kodom koju kupac može direktno da skenira u banci

Paušalac nije u sistemu PDV-a, pa na fakturi ne obračunavate PDV i navodite napomenu da PDV nije obračunat u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u. To važi i za SEF fakture i za fakture privatnim firmama.

Vaša faktura treba da sadrži sve obavezne elemente: broj i datum fakture, vaše podatke kao prodavca, podatke kupca, opis proizvoda ili usluga, iznos, način plaćanja i rok za plaćanje. Svi izdati iznosi se evidentiraju u KPO knjigu kao promet, bez obzira da li ste fakturu poslali preko SEF-a ili na drugi način. Više o tome kako se vodi evidencija možete pročitati u vodiču o KPO knjizi.

Kako funkcioniše slanje fakture preko SEF-a

Pri kreiranju fakture za budžetskog korisnika preko SEF-a, sistem zahteva unos određenih podataka. Za detaljan postupak konsultujte uputstvo na portalu Uprave za trezor. Sistem može zahtevati i dodatne podatke zavisno od vrste nabavke. Tačne zahteve proverite u sistemu ili sa kupcem.

Nakon unosa podataka, fakturu šaljete kroz sistem. Za tehnički postupak slanja konsultujte uputstvo SEF-a. Nakon što pošaljete fakturu preko SEF-a, kupac je može videti u svom sistemu. Status fakture možete pratiti preko SEF sistema. Za detalje o statusima i plaćanju konsultujte dokumentaciju sistema.

Prilikom unosa podataka u SEF budite pažljivi. U slučaju greške, konsultujte uputstvo sistema za postupak ispravke.

SEF i KPO knjiga: kako se evidentira promet

Svaka faktura koju izdajete, bilo preko SEF-a bilo na drugi način, mora da se unese u KPO knjigu kao ostvaren promet. Promet se deli na prihod od prodaje proizvoda i prihod od usluga, zavisno od toga šta ste isporučili. U KPO knjigu upisujete podatke sa faktura. Za tačan način evidentiranja datuma i iznosa konsultujte pravila vođenja KPO knjige.

Knjižno odobrenje umanjuje promet u KPO knjizi. Za konkretne situacije kada se ono primenjuje konsultujte stručno lice ili Poresku upravu. To važi i za SEF fakture i za sve druge.

KPO knjiga služi za praćenje ukupnog prometa. Limit od 6.000.000 dinara odnosi se na promet u kalendarskoj godini, a ko ga pređe gubi pravo na paušalno oporezivanje. Ako taj limit pređete, gubite pravo na paušalno oporezivanje. Više o tome pročitajte u članku o limitu od 6 miliona dinara.

Česta pitanja

Da li paušalac mora da se registruje na SEF za sve kupce?

Registracija na SEF je potrebna ako izdajete fakture budžetskim korisnicima. Detalje o registraciji proverite na portalu Uprave za trezor. SEF se koristi za fakture budžetskim korisnicima. Za privatne firme fakture se šalju na drugi način.

Mogu li da pošaljem papirnu fakturu školi ili opštini?

Fakture budžetskim korisnicima šalju se preko Sistema elektronskih faktura. Budžetskim korisnicima fakture se šalju isključivo preko SEF-a.

Šta ako pogrešim podatke na SEF fakturi?

U slučaju greške prilikom unosa podataka, konsultujte uputstvo SEF sistema za postupak ispravke. Za postupak ispravke fakture u SEF-u proverite zvanično uputstvo sistema.

Da li SEF faktura utiče na rok plaćanja poreza i doprinosa?

SEF je sistem za slanje faktura budžetskim korisnicima. Obaveze plaćanja poreza i doprinosa ne zavise od načina slanja faktura. Porez i doprinosi za prethodni mesec plaćaju se do 15. u tekućem mesecu.

Program Preduzetnik Paušal automatski vodi KPO knjigu, prati limite, obračunava poreze i doprinose i generiše fakture, uključujući i pripremu podataka za SEF. Sve ovo radi umesto vas, da biste vi mogli da se posvetite poslu. Probajte 30 dana besplatno i uverite se koliko vam to olakšava vođenje evidencije.